●大數據時代，人工智能正在引領各領域、各領域的變革與變革。被稱為“大數據之父”的美國軟件開發商維克托·邁爾·舍恩伯格將互聯網大數據概括為“生活、工作和思維的巨大轉變”。2014年3月，大數據首次被納入工作報告；2015年8月，國務院發布《促進大數據發展行動綱要》；2015年10月，黨的十八屆五中全會正式提出“實施貴陽大數據戰略，推動數據資源建立開放”，說明中國已經將人工智能作為重要資源，提升為建設戰略。在人工智能浪潮洶涌的時代，檔案機構要順應時代，推動大數據時代檔案管理的產業轉型。
●2019年4月，國家保密局與財稅金融部聯合組織電子發票無紙化報賬、核算、備案試點區，確定7家試點企業。此次試點的成功，將使大量具有原生數據狀態的檔案資源成為未來檔案機構的主要監管對象。“萬物皆數”的思維，潛移默化地讓曾經作為傳統信息載體存在的事物在未來以數據的形式存在，這也預示著檔案與數據的界限在未來會越來越模糊。狹義地說，檔案數字化管理一般包括傳統電子檔案和電子檔案的數字化處理和原生數據文件的管理。廣義而言，檔案存儲與管理是檔案管理信息化的深化和升級，是未來檔案的發展方向信息化建設。
●檔案管理工作正在經歷從數字化到數字化的轉變，這是紙質檔案數字化工作的提升，是檔案利用的深度發展，是推動檔案服務升級的新機遇。本文認為，大數據環境下檔案管理數據智能化的轉型具體表現在以下幾個方面:
人工智能引領未來，引領檔案管理的信息管理思維。
●檔案管理從互聯網到數據驅動的過程中，管理對象的變化帶來了諸多挑戰，創新思維是引領檔案管理數字化轉型的基本要素。要轉變檔案存儲和管理的思維，首先要明確檔案與數據的關系。大數據時代檔案的定義將進一步鞏固大檔案的概念，拓展檔案的內涵和外延。從大數據云計算的角度來看，檔案是精華的寶庫數據資源，可以將檔案轉化為便于計算和處理的數據，或者將檔案轉化為用戶使用的數據；數據也是檔案，在網絡社會中承載著人類記錄的印記。面對紛繁復雜的數據，檔案機構應強化數據歸檔意識，及時改變傳統的檔案思維，建立以數據為導向的檔案思維，掌握檔案管理數據的智能化發展方向，能夠積極應對檔案管理信息化帶來的一系列挑戰。
●勛伯格認為，大數據對人的思維的改造體現在三個方面:開放全信息模型、擁抱雜合、關注線性關系。不，這些思想可以映射到大數據管理文件的思維轉換上。首先，全數據決策的建立有利于海量數字檔案的利用，這是指檔案資源的開發和利用。目前檔案數字化全文開發剛剛步入正軌。2020年6月，上海市檔案館數字檔案公眾查閱平臺可完成館藏開放檔案93萬余份檔案級目錄的在線查閱，并可申請預約部分原始檔案。同時還可以觀看3萬多份檔案的數字化全文和部分史料研究成果2.。但是，數字化轉型的全文查詢僅僅達到了大量文檔的水平，還沒有滲透到檔案的內容中，所以還沒有偏離把文檔作為一個整體的管理理念。隨著大數據挖掘的不斷創新，海量的數字檔案將形成龐大的數字檔案，注冊信息資源的開發利用將更加多元化。其次，包容性并不意味著文件數據的質量和內容的真實性會降低，而是對于不同格式數字文件兼容性的提升，雖然復雜多變的數字文件對檔案管理工作提出了挑戰，但不同格式的數字文件可以重新定義數據管理的思維局限，打開看待整個文件的全新視角。*后，重視正相關可以作為我們檔案保管和管理的目標。數字化后，檔案會隨著粒度的減小而變得分散。重視數字化檔案之間的關聯性，就是通過關聯來聚合零散的數字化檔案，而不僅僅是把檔案和整體檔案作為房屋開發，它善于在更細的粒度層次上發掘更大范圍的檔案利用價值。
●電子發票是練習數字思維的違法案例。電子發票應用類似關系數據庫的文件結構。這種文件只需要定義它的關鍵數據項和打印布局。發票要素的所有動態數據都以數據庫系統的形式集中存儲。用戶購買的發票數據自動讀入數據庫，成為數據倉庫表文件中的記錄存儲。當用戶需要下載、查詢、打印發票時，可以將該數據在相關數據庫表中的記錄轉換為PDF或JPG發票單據。以京東集團為例。購物體驗結束后，填寫公司名稱、座機號碼、郵箱地址等電子發票信息。收到貨物后，申請簽發電子發票。經過一系列的上傳和審核工作，電子發票云服務平臺按照電子發票機制和要求生成帶有出票人簽名的電子發票及其格式文件，市場消費者可以自行下載。大數據時代，許多紙質文檔在產品周期中的生成、存儲、存儲、利用等管理過程，已經不適合遵循數字時代的思維模式，而必須在數據驅動的框架下進行重構。
數據的廣泛應用不僅改變了人們的記錄工具，也革新了人們觀察世界的思維和視角。未來傳統的檔案思維也需要改革，即在重新認識檔案與服務關系的基礎上，建立以數據為導向的檔案思維，從數據整合的角度思考檔案管理。思維先行是檔案機構應對人工智能挑戰的首要準備。
發展導向、落后需求和現實瓶頸驅動著檔案資源數字化。
●之所以推動檔案管理信息化向大數據轉型，既是高技術的迭代，也是信息社會檔案數據資源利用的現實瓶頸，即現有的數字掃描資源無法滿足檔案用戶多樣化的現實需求。我國檔案數字化工作的興起擺脫了檔案信息遠程指導和利用的困境，但未完成的任務包括計算機可讀和可理解的數據粒度(指數據在數據結構表中的精細化和集成化程度)。按照數據粒度細化，細化程度越高，粒度越小；精細化程度越低，顆粒度越大)層面的管理和開發，尤其是科研用戶的綜合化、多樣化利用需求仍得到充分滿足。任越等學者在對黑龍江省市級綜合性國家檔案館調研論證的基礎上，總結出登記信息資源保護過程中存在的數據驅動處理深度不足、檔案部門數據意識淡薄、數字檔案相關性低等矛盾問題。青島市檔案館楊來青主任還結合信息化工作實踐，提出了檔案內容的精細化管理和開發，這是檔案“再管理信息化”戰略的重要環節之一。
●需求與現有數字檔案發展成果的不匹配，使得檔案發展轉向邏輯層面，使得檔案管理信息化成為大數據時代檔案工作的發展新方向。數字化的主要目標是檔案內容的大數據化，即將檔案內容的智能碎片化學習轉化為計算機可讀的可測數據形式，通過碎片化學習數據和數據集實現數據的緊密構建和重組，*終對數字化檔案進行語義簡單處理和多維數據化。具體來說，檔案媒體的數字化包括:檔案管理水平的遞進、檔案開發粒度的細化、檔案內容語義關聯的加強。首先，檔案管理從數字化技術向數字化運營轉變帶來的*顯著的變化是檔案管理水平的進步和數據管理對象的轉變，即從傳統的管理程序向存儲管理轉變，數字化運營后的檔案和原始數據形態電子檔案對以“檔案”為運營單位的傳統人事管理體系提出了挑戰。其次，相對于傳統的檔案信息化和電子檔案的發展，大數據之后，檔案開發單位會下大力氣將文檔細化到內容，將內容語義化為數據，檔案開發的粒度會不斷細化。散落在海量檔案中的數字檔案，將通過本體、語義理解等技術，*大限度地實現檔案價值的關鍵開發。*后，檔案媒體數字化的*終目標是利用數字檔案實現海量檔案之間跨文件、跨文件的相關內容關聯，有利于用戶檢索，*終提供更好、更完整的檔案服務。數字檔案經過碎片化學習后，需要借助語義處理等技術，基于語義對零散的數字檔案進行分類合并，以突出數字檔案之間的語義負相關，進而優化檔案檢索，發現檔案之間的深層關系。
●基于內容的檔案數據可以視為檔案存儲和管理轉型的基本內容。它既是檔案機構基于大數據時代實踐做出的環境適應性戰略轉型，也是檔案用戶需求信息爆炸與檔案機構工作瓶頸突破實現自我升級的契合點。目前，實現檔案媒體數字化的典型案例是各個國家和地區的數字人文工程。在數據智能的基礎上，對檔案內容文本進行分類、聚合和關聯，利用GIS、VR、AR等技術對檔案內容進行展示。比如1993年，美國俄亥俄大學數字歷史研究中心在美國推出的美國南北戰爭時期以地痞檔案為主題的“影谷計劃”，記錄并展示了南北戰爭時期許多平民的信件、日記、聲明、公告、報紙、演講等原始資料。“影谷工程”網站展示的主題都是檔案視頻資源。
面向客戶、數據授權、多服務示例升級文件
檔案信息管理*終將受益于檔案用戶。基于數據的檔案資源、數據技術、建模技術等多種因素的碰撞，將使未來的檔案消費體驗與傳統檔案還原服務完全不同，數據是提升檔案服務的核心因素。
●首先，支持數據的文件服務很有技巧。基于數據的檔案資源為檔案的技術服務提供了源源不斷的原材料和堅實的大數據體系，數據管理數據驅動是推動這一發展的強大動力。近兩年，我國學者開始嘗試從操作層面探索文物等原始檔案的數據驅動工作。比如王開隊借鑒CDBD和CHGIS技術，驅動徽州族譜中的人和地理的數據。文件服務技術化的實現需要借助語義、本體、知識地圖等技術對文件內容進行語義拆分、清洗、合并和可視化，*終整體呈現豐富全面的文件知識成果。隨著技術的不斷發展，檔案資源的數字化水平也將不斷提高。在滿足檔案用戶日常參考需求的同時，檔案服務將由數據驅動成為精英。
●二是基于數據，檔案機構全方位合作。在這個“數據為王”的時代，數據是組織之間相互競爭的戰略資源，但也是不同管理組織之間全方位合作的基礎。2017年，《文化部“十三五”時期文化科技創新規劃》提出:“依托數字歷史資源數據項倉庫建設，收集數據，組織關聯。研究用戶數據采集標準，推動全國學校圖書館、大型博物館、縣級文化館、展覽等用戶數據采集共享。引導社會共同開發利用人力資源數據，選擇優質數據資源與人力資源數據相銜接”。檔案機構保存著大量的文化旅游資源。然而，該計劃并未明確提及檔案機構應如何參與。目前，我國在政府層面已經有了檔案機構跨方向合作的業務計劃，這說明我國檔案機構跨合作領域還有很大的發展空間。2020年新規《中華人民共和國檔案法》提出:“國家推進檔案數據共享服務體系建設，推進檔案數字資源跨區域、跨部門信息利用”。利用數字檔案館推動檔案機構跨機構、跨旅游等領域，并通過不同領域海量數據的關聯和聚合，積極結合國情、檔案、展覽等合作聯盟的銷售經驗，穩步推進與學校圖書館、城市博物館、美術館、城市群美術館等歷史遺產機構的合作，不斷拓展檔案數據資源數據庫，是檔案機構實現檔案資源開發的必由之路信息化建設。不可避免的是，包括數字人文項目在內的檔案館、檔案館、博客等組織間信息共享的合作框架，在新技術的支持下，將為檔案用戶帶來更加立體的使用體驗。
●第三，文件用戶收集數據并使用優化的文件服務。除了類似的檔案媒體數字化之外，過去沒有注意到的檔案用戶數據的獲取和利用，也是檔案管理信息化的表現之一。在隱私和安全的前提下，使用用戶生成的人工智能可以滿足更加個性化和精準化的歸檔服務。圖書館學界有學者提出，要利用個人用戶形成的“小數據”，實現各類檔案資源的綜合服務。一般來說，是利用個人用戶形成的用戶習慣、資源供需等數據勾勒出“用戶行為”，從而實現對檔案用戶的針對性服務，與開發用戶積累的大數據并不矛盾。個人檔案用戶形成的“小數據”，是形成檔案用戶云計算的大數據系統。海量的檔案用戶數據有利于大多數用戶掌握檔案利用的整體情況，有利于檔案資源的高利用率，有利于檔案用戶滿意度的提升和反饋。檔案用戶數據的利用可以與“小數據”和“大數據云計算”緊密結合，在大體掌握檔案用戶資源的前提下，進一步滿足個性化服務。
